Die meisten Menschen gehen nur arbeiten um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Der Mitarbeiter gibt dem Betrieb seine Arbeitsleistung und erhält dafür seinen Lohn. Die Entgeltabrechnung dokumentiert das zahlenmäßige Verhältnis zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Auf Grund der geleisteten Arbeit schuldet das Unternehmen seinen Mitarbeitern ein festgelegtes Arbeitsentgelt. Das Unternehmen kann das geschuldete Arbeitsentgelt jedoch nicht einfach an seine Mitarbeiter auszahlen, damit diese dann daraus ihre Steuern und Versicherungsbeiträge entrichten. Vielmehr hat der Gesetzgeber den Unternehmen die Verantwortung auferlegt monatlich die Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge zu ermitteln, einzubehalten und dann an die jeweilige Einzugsstelle abzuführen. Für die Lohnsteuern ist das Finanzamt, und für die Sozialversicherungsbeiträge die, von dem Mitarbeiter gewählte Krankenkasse, zuständig. Als Nachweis für die Mitarbeiter über die korrekte Berechnung der Bezüge und Abzüge dient die Lohn- und Gehaltsabrechnung, auch Entgeltabrechnung genannt. Natürlich gibt es eine gesetzliche Regelung welche Mindestangaben in einer Entgeltabrechnung gemacht werden müssen. Grundlegendes ist in der Gewerbeordnung §108 geregelt. In diesem Paragrafen wird festgelegt, dass der Arbeitnehmer monatlich eine Entgeltabrechnung erhalten muss, es sei denn die Abrechnung ist identisch mit der des Vormonats. Weiterhin wird verlangt, dass Angaben zum Abrechnungszeitraum und der Entgeltzusammensetzung gemacht werden. Es müssen Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstiger Vergütungen, Abzüge, Abschlägen und Vorschüssen ausgewiesen werden. Die seit Januar 2010 in Kraft getretene Entgeltrichtlinie erweitert die bisherigen Anforderungen des §108. Demnach sind ab 01.01.2010 folgende Angaben in der Entgeltabrechnung Pflicht:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Sozialversicherungsnummer
- Datum des Beschäftigungsbeginns bzw. Beschäftigungsende
- Abrechnungszeitraum und die darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
- Steuerklasse, gegebenenfalls einschließlich des gewählten Faktors
- Zahl der Kinderfreibeträge
- Merkmale für Kirchensteuerabzug
- Steuerfreibeträge bzw. Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat
- Beitragsgruppenschlüssel
- Einzugstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrags (zuständige Krankenkasse)
- Angabe über Beitragszuschlag für Kinderlose
- Bezeichnung und Betrag je Art aller Bezüge und Abzüge einzeln aufgeführt, mit Angabe ob sie in das steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Entgelt einfließen und ob es laufende oder einmalige Bezüge sind (ausgenommen Beiträge und Arbeitgeberanteile zu freiwilliger und privater KV/PV sowie Arbeitgeberanteile zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung)
- Summe steuerpflichtiges Entgelt, aufgeteilt in sonstige und laufende Bezüge
- Summe sozialversicherungspflichtiges Entgelt, aufgeteilt in einmalige und laufende Bezüge und falls abweichend je Versicherungszweig
- Gesamtbruttoentgelt ohne weitere Aufgliederung
- Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag aufgeteilt ob aus sonstigem oder laufendem Bruttoentgelt
- einzeln die Arbeitnehmerbeiträge zur KV, PV, RV, und AV aufgeteilt ob aus einmaligem oder laufendem Bruttoentgelt
- Nettoentgelt (Differenz aus Gesamtbruttoentgelt und den gesetzlichen Abzügen)
- Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen bzw. privaten KV/PV
- Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung
- Bezeichnung und Betrag einzeln je Art aller weiteren Bezüge, Abzüge, Verrechnungen und Einbehalte, die nicht in ein Bruttoentgelt einfließen und nicht ausgezahlt werden
- Auszahlbetrag (Differenz aus Nettoentgelt und weiteren Bezügen, Abzügen, Verrechnungen und Einbehalten)
- weitere Angaben können ausgewiesen werden, soweit nicht tarif- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, Betriebsvereinbarungen oder gesetzliche Vorschriften verletzt werden
Diesen Anforderungen kann man letztlich nur gerecht werden, wenn man die Entgeltabrechnungen mittels einer Lohnabrechnungssoftware erstellt bzw. extern erstellen lässt. Manuell ist eine korrekte Entgeltabrechnung kaum mehr zu realisieren. Zu kompliziert ist alleine die Berechnung der anfallenden Lohnsteuer. Konnte man sie in der Vergangenheit einfach aus der Lohnsteuertabelle ablesen wird sie heute mit einer Formel berechnet. Auch in der Sozialversicherung ist durch die Abkehr von dem Prinzip der hälftigen Teilung der Beiträge ein Berechnungsaufwand entstanden, den man nicht mehr in einer vertretbaren Zeit bewältigen kann. Der Arbeitnehmerzuschlag für Zahnersatz und gegebenenfalls der Zuschlag für Kinderlose ist nunmehr allein vom Mitarbeiter zu tragen und doch in der Entgeltabrechnung zu berücksichtigen. Der Gesetzgeber hat mit den vollelektronischen Meldeverfahren für die Lohnsteueranmeldungen und -bescheinigungen an das Finanzamt, sowie den Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen an die Krankenkassen dafür gesorgt, dass diese Aufgaben ohne Computereinsatz nicht mehr zu erledigen sind. Es werden keine Meldungen mehr in Papierform angenommen. Der Einsatz einer Software ist also unabdingbar geworden. Bei der Betrachtung welche Daten einer Entgeltabrechnung zu Grunde liegen wird klar, dass die meisten davon monatlich wiederkehrend sind. Sie müssen also nicht Monat für Monat neu erfasst werden. Man kann diese Daten in vier wesentliche Bereiche unterteilen.
All diese Daten sind zu erfassen und wenigstens monatlich zu pflegen. Wenn man die Entgeltabrechnungen manuell erstellen will, geht jetzt die Arbeit erst richtig los. Unter Einsatz einer professionellen Lohnabrechnungssoftware ist der zeitraubendste Teil bereits erledigt. Natürlich muss auch in diesem Fall jeder Mitarbeiter der richtigen Form der Besteuerung bzw. Beitragsermittlung zugeordnet werden. In der Besteuerung unterscheiden wir in pauschal besteuerte, Versteuerung nach der allgemeinen und der besonderen Lohnsteuertabelle und beschränkt Steuerpflichtige.
In der Sozialversicherung haben spezielle Personengruppen auch jeweils einen anderen Beitragsgruppenschlüssel. Hier die am häufigsten auftretenden Fälle:
- Praktikanten in einem vorgeschriebenen Praktikum
- Praktikanten in einem freiwilligen Praktikum
- Studenten
- Rentner
- geringfügig Beschäftigte
- kurzfristig Beschäftigte
- Geringverdiener
- Mitarbeiter in der Gleitzone
- voll Versicherungspflichtige
- freiwillig Versicherte
- privat Versicherte
Wenn also die betrieblich übergreifenden Daten, die Betriebsstammdaten, die Personalstammdaten, die monatlichen Bewegungsdaten erfasst wurden und die Mitarbeiter steuerlich wie sozialversicherungsmäßig zugeordnet wurden, ist die Lohnabrechnung mit nur noch einem Knopfdruck erledigt. Vorausgesetzt, die eingesetzte Lohnsoftware bietet ausreichend Komfort. Bei sehr einfachen und günstigen Softwaren ist nach der Abrechnung noch einige Arbeit zu erledigen. Oftmals verfügen Lohnabrechnungssoftwaren im unteren Preissegment nicht über Module zum elektronischen Versenden der Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen. Auch das Senden der ELENA-Daten ist oft nicht vorgesehen. Dann müssen die Daten noch einmal in eine separate Software online übertragen werden. Auch hier kann es dann wieder zu Übertragungsfehlern kommen, die ein erhöhtes Arbeitsaufkommen nach sich ziehen. Professionelle Abrechnungssysteme kosten daher nicht selten zwischen 2.000,- und 30.000,- in der Anschaffung. Für die Installation und Erstschulung fällt oft die gleiche Summe noch einmal an. Die Wartungsgebühren werden prozentual vom Anschaffungspreis ermittelt und liegen in der Regel um die 10%. Es ist wünschenswert das bestmögliche Verhältnis zwischen den Kosten und der Qualität der Software zu erreichen. Gute Lohnprogramme sind teuer, aber sehr komfortabel und werfen hohen Anschaffungskosten und Unterhaltskosten auf, sparen aber dafür viel Zeit und damit menschliche Ressourcen ein. Für billige Softwareprodukte gilt der Umkehrschluss.
Die meisten Abrechnungen in kleinen bis mittelgroßen Betrieben werden aber sowieso von einem externen Anbieter erstellt. Sehr häufig übernimmt der Steuerberater die Lohnbuchhaltung mit. Aber in zunehmendem Maße kommen spezialisierte Lohnbüros wie die Lohn24.de GmbH zum Einsatz. Die extreme Spezialisierung führt zu erheblichen Qualitäts- und Preisvorteilen, so dass sogar viele Steuerkanzleien ihre Lohnmandaten ausgliedern.