Die Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung

Die meisten Menschen gehen nur arbeiten um ihren Lebensunterhalt zu verdienen. Der Mitar­beiter gibt dem Betrieb seine Arbeits­leistung und erhält dafür seinen Lohn. Die Entge­ltab­rechnung dokumen­tiert das zahlenmäßige Verhältnis zwischen einem Unter­nehmen und seinen Mitar­beitern. Auf Grund der geleis­teten Arbeit schuldet das Unter­nehmen seinen Mitar­beitern ein festge­legtes Arbeit­sentgelt. Das Unter­nehmen kann das geschuldete Arbeit­sentgelt jedoch nicht einfach an seine Mitar­beiter auszahlen, damit diese dann daraus ihre Steuern und Versic­herungs­beiträge entrichten. Vielmehr hat der Gesetz­geber den Unter­nehmen die Verant­wortung auferlegt monatlich die Lohnsteuern und Sozial­versicherungs­beiträge zu ermitteln, einzube­halten und dann an die jeweilige Einzugs­stelle abzuführen. Für die Lohnsteuern ist das Finanzamt, und für die Sozial­versicherungs­beiträge die, von dem Mitar­beiter gewählte Kranken­kasse, zuständig. Als Nachweis für die Mitar­beiter über die korrekte Berechnung der Bezüge und Abzüge dient die Lohn- und Gehalt­sabrechnung, auch Entge­ltab­rechnung genannt. Natürlich gibt es eine gesetz­liche Regelung welche Mindes­tangaben in einer Entge­ltab­rechnung gemacht werden müssen. Grund­legendes ist in der Gewer­beordnung §108 geregelt. In diesem Parag­rafen wird festgelegt, dass der Arbeit­nehmer monatlich eine Entge­ltab­rechnung erhalten muss, es sei denn die Abrechnung ist identisch mit der des Vormonats. Weiterhin wird verlangt, dass Angaben zum Abrech­nungs­zeitraum und der Entge­ltzusam­mensetzung gemacht werden. Es müssen Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen, sonstiger Vergütungen, Abzüge, Abschlägen und Vorschüssen ausge­wiesen werden. Die seit Januar 2010 in Kraft getretene Entge­ltricht­linie erweitert die bisherigen Anfor­derungen des §108. Demnach sind ab 01.01.2010 folgende Angaben in der Entge­ltab­rechnung Pflicht:

  • Name und Anschrift des Arbeit­gebers und Arbeit­nehmers
  • Geburts­datum des Arbeit­nehmers
  • Sozial­versicherungs­nummer
  • Datum des Beschäftigungs­beginns bzw. Beschäftigungs­ende
  • Abrech­nungs­zeitraum und die darin enthal­tenen Steuer- und Sozial­versicherungstage
  • Steuer­klasse, gege­benenfalls einschließlich des gewählten Faktors
  • Zahl der Kinder­freibeträge
  • Merkmale für Kirchen­steuerabzug
  • Steuer­freibeträge bzw. Steuer­hinzurech­nungsbeträge nach Jahr und Monat
  • Beit­ragsg­ruppenschlüssel
  • Einzug­stelle für den Gesamt­sozial­versicherungs­beitrags (zuständige Kranken­kasse)
  • Angabe über Beit­rags­zuschlag für Kinderlose
  • Bezeichnung und Betrag je Art aller Bezüge und Abzüge einzeln aufgeführt, mit Angabe ob sie in das steuer­pflichtige und sozial­versicherungs­pflichtige Entgelt einfließen und ob es laufende oder einmalige Bezüge sind (ausge­nommen Beiträge und Arbeit­geberanteile zu freiwil­liger und privater KV/PV sowie Arbeit­geberanteile zu einer berufsständischen Versor­gungs­einrichtung)
  • Summe steuer­pflich­tiges Entgelt, aufge­teilt in sonstige und laufende Bezüge
  • Summe sozial­versicherungs­pflich­tiges Entgelt, aufge­teilt in einmalige und laufende Bezüge und falls abweichend je Versic­herungs­zweig
  • Gesamtb­ruttoentgelt ohne weitere Aufgliederung
  • Lohnsteuer, Kirchen­steuer und Solidaritätszuschlag aufge­teilt ob aus sonstigem oder laufendem Bruttoentgelt
  • einzeln die Arbeit­nehmerbeiträge zur KV, PV, RV, und AV aufge­teilt ob aus einmaligem oder laufendem Bruttoentgelt
  • Nettoentgelt (Differenz aus Gesamtb­ruttoentgelt und den gesetz­lichen Abzügen)
  • Arbeit­geberzuschüsse zur freiwil­ligen bzw. privaten KV/PV
  • Arbeit­geberanteil zu einer berufsständischen Versor­gungs­einrichtung
  • Bezeichnung und Betrag einzeln je Art aller weiteren Bezüge, Abzüge, Verrech­nungen und Einbe­halte, die nicht in ein Bruttoentgelt einfließen und nicht ausge­zahlt werden
  • Auszahl­betrag (Differenz aus Nettoentgelt und weiteren Bezügen, Abzügen, Verrech­nungen und Einbe­halten)
  • weitere Angaben können ausge­wiesen werden, soweit nicht tarif- oder arbeits­vertrag­liche Verein­barungen, Betriebs­verein­barungen oder gesetz­liche Vorsch­riften verletzt werden

Diesen Anfor­derungen kann man letztlich nur gerecht werden, wenn man die Entge­ltab­rech­nungen mittels einer Lohnab­rech­nungs­software erstellt bzw. extern erstellen lässt. Manuell ist eine korrekte Entge­ltab­rechnung kaum mehr zu realisieren. Zu kompliziert ist alleine die Berechnung der anfal­lenden Lohnsteuer. Konnte man sie in der Vergan­genheit einfach aus der Lohnsteuer­tabelle ablesen wird sie heute mit einer Formel berechnet. Auch in der Sozial­versicherung ist durch die Abkehr von dem Prinzip der hälftigen Teilung der Beiträge ein Berech­nungs­aufwand entstanden, den man nicht mehr in einer vertret­baren Zeit bewältigen kann. Der Arbeit­nehmerzuschlag für Zahnersatz und gege­benenfalls der Zuschlag für Kinderlose ist nunmehr allein vom Mitar­beiter zu tragen und doch in der Entge­ltab­rechnung zu berücksich­tigen. Der Gesetz­geber hat mit den vollelekt­ronischen Meldever­fahren für die Lohnsteueran­meldungen und -bescheinigungen an das Finanzamt, sowie den Beit­rags­nach­weisen und Sozial­versicherungs­meldungen an die Kranken­kassen dafür gesorgt, dass diese Aufgaben ohne Computereinsatz nicht mehr zu erledigen sind. Es werden keine Meldungen mehr in Papierform ange­nommen. Der Einsatz einer Software ist also unabdingbar geworden. Bei der Betrachtung welche Daten einer Entge­ltab­rechnung zu Grunde liegen wird klar, dass die meisten davon monatlich wieder­kehrend sind. Sie müssen also nicht Monat für Monat neu erfasst werden. Man kann diese Daten in vier wesent­liche Bereiche unter­teilen.

  1. Allge­meine Daten
  2. Betriebs­stamm­daten
  3. Mitar­beiter­stamm­daten
  4. Bewegungs­daten

All diese Daten sind zu erfassen und wenig­stens monatlich zu pflegen. Wenn man die Entge­ltab­rech­nungen manuell erstellen will, geht jetzt die Arbeit erst richtig los. Unter Einsatz einer profes­sionellen Lohnab­rech­nungs­software ist der zeitraube­ndste Teil bereits erledigt. Natürlich muss auch in diesem Fall jeder Mitar­beiter der richtigen Form der Besteuerung bzw. Beit­ragsermittlung zugeordnet werden. In der Besteuerung unter­scheiden wir in pauschal besteuerte, Versteuerung nach der allge­meinen und der beson­deren Lohnsteuer­tabelle und beschränkt Steuer­pflichtige.

In der Sozial­versicherung haben spezielle Personeng­ruppen auch jeweils einen anderen Beit­ragsg­ruppenschlüssel. Hier die am häufigsten auftretenden Fälle:

  • Praktikanten in einem vorge­schriebenen Praktikum
  • Praktikanten in einem freiwil­ligen Praktikum
  • Studenten
  • Rentner
  • geringfügig Beschäftigte
  • kurzf­ristig Beschäftigte
  • Gering­verdiener
  • Mitar­beiter in der Gleitzone
  • voll Versic­herungs­pflichtige
  • freiwillig Versic­herte
  • privat Versic­herte

Wenn also die betrieblich übergreifenden Daten, die Betriebs­stamm­daten, die Personal­stamm­daten, die monat­lichen Bewegungs­daten erfasst wurden und die Mitar­beiter steuerlich wie sozial­versicherungsmäßig zugeordnet wurden, ist die Lohnab­rechnung mit nur noch einem Knopfdruck erledigt. Voraus­gesetzt, die einge­setzte Lohnsoftware bietet ausreichend Komfort. Bei sehr einfachen und günstigen Softwaren ist nach der Abrechnung noch einige Arbeit zu erledigen. Oftmals verfügen Lohnab­rech­nungs­soft­waren im unteren Preis­segment nicht über Module zum elekt­ronischen Versenden der Meldungen an Finanzamt und Kranken­kassen. Auch das Senden der ELENA-Daten ist oft nicht vorge­sehen. Dann müssen die Daten noch einmal in eine separate Software online übertragen werden. Auch hier kann es dann wieder zu Übertragungs­fehlern kommen, die ein erhöhtes Arbeit­sauf­kommen nach sich ziehen. Profes­sionelle Abrech­nungs­systeme kosten daher nicht selten zwischen 2.000,- und 30.000,- in der Anschaffung. Für die Instal­lation und Erstschulung fällt oft die gleiche Summe noch einmal an. Die Wartungsgebühren werden prozentual vom Anschaf­fungs­preis ermittelt und liegen in der Regel um die 10%. Es ist wünschenswert das bestmögliche Verhältnis zwischen den Kosten und der Qualität der Software zu erreichen. Gute Lohnp­rogramme sind teuer, aber sehr komfor­tabel und werfen hohen Anschaf­fungs­kosten und Unter­halts­kosten auf, sparen aber dafür viel Zeit und damit mensch­liche Ressourcen ein. Für billige Softwarep­rodukte gilt der Umkehrschluss.

Die meisten Abrech­nungen in kleinen bis mittelgroßen Betrieben werden aber sowieso von einem externen Anbieter erstellt. Sehr häufig übernimmt der Steuer­berater die Lohnbuch­haltung mit. Aber in zuneh­mendem Maße kommen spezialisierte Lohnbüros wie die Lohn24.de GmbH zum Einsatz. Die extreme Spezialisierung führt zu erheb­lichen Qualitäts- und Preis­vorteilen, so dass sogar viele Steuer­kanz­leien ihre Lohnman­daten ausgliedern.